มือใหม่เปิดบริษัทต้องรู้! 5 เอกสารบัญชีที่ห้ามทิ้งเด็ดขาด

หนึ่งในปัญหาคลาสสิกที่สำนักงานบัญชีมักเจอจากผู้ประกอบการมือใหม่คือ “เอกสารหาย” หรือ “ไม่รู้ว่าต้องเก็บใบไหนบ้าง” ซึ่งการที่เอกสารไม่ครบนั้น นอกจากจะทำให้บันทึกบัญชีผิดพลาดแล้ว ยังทำให้กิจการเสียผลประโยชน์ในการนำรายจ่ายมาหักภาษีอีกด้วย วันนี้ ลามัวร์ แอคเคาท์ติ้ง ขอมาสรุป 5 เอกสารสำคัญที่คุณ “ห้ามทิ้งเด็ดขาด” เมื่อเปิดบริษัทครับ

5 เอกสารสำคัญทางบัญชี ที่บริษัทต้องเก็บรักษาไว้

1. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)
สำคัญที่สุดสำหรับกิจการที่จด VAT! ทั้งใบกำกับภาษีซื้อ (ที่เราได้มาตอนจ่ายเงิน) และใบกำกับภาษีขาย (ที่เราออกให้ลูกค้า) ต้องเก็บตัวจริงไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการยื่น ภ.พ.30 ห้ามทำหายเด็ดขาด

2. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
หลักฐานที่ยืนยันว่าเราได้จ่ายเงินไปแล้วจริงๆ ควรมีชื่อ-ที่อยู่ของบริษัทเราอย่างชัดเจน เพื่อนำมาลงเป็น “ค่าใช้จ่ายบริษัท” ได้อย่างถูกต้องตามกฎหมายสรรพากร

3. หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)
เวลาลูกค้าจ่ายเงินให้เราแล้วเขาหักภาษีเราไว้ เขาจะให้ใบนี้มา เราต้องเก็บไว้เพื่อใช้เป็น “เครดิตภาษี” ไปหักลบกับภาษีประจำปีที่เราต้องจ่ายครับ

4. ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล (Invoice / Billing Note)
ใช้เพื่อติดตามทวงถามหนี้จากลูกค้า และใช้ในการบันทึกการตั้งหนี้ในระบบบัญชี

5. รายการเดินบัญชีธนาคาร (Bank Statement)
สเตทเมนต์ของบัญชีบริษัททุกธนาคาร ต้องส่งให้นักบัญชีทุกเดือน เพื่อทำงบกระทบยอด (Bank Reconciliation) ตรวจสอบว่าเงินเข้า-ออกตรงกับบิลหรือไม่

จัดเก็บบิลไม่เป็นระบบ? ลามัวร์ ช่วยคุณได้ด้วย OneDrive!

เราเข้าใจดีว่าผู้ประกอบการ SME มักจะยุ่งกับการหาลูกค้าจนไม่มีเวลามานั่งจัดแฟ้มเอกสาร บริษัท ลามัวร์ แอคเคาท์ติ้ง จำกัด จึงนำเทคโนโลยีมาช่วยแก้ไขปัญหานี้!

ใน แพ็กเกจรับทำบัญชีรายเดือน ของเรา รวมบริการจัดทำ ระบบโฟลเดอร์ออนไลน์ผ่าน OneDrive ให้ฟรี! คุณเพียงแค่อัปโหลดรูปถ่ายบิล หรือไฟล์ PDF ลงในโฟลเดอร์ที่แชร์ร่วมกัน เอกสารจะปลอดภัย ไม่สูญหาย และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกที่ ทุกเวลา

หมดปัญหาเอกสารหาย บัญชีเละ! ให้เราช่วยวางระบบให้

ติดต่อเราเพื่อสอบถามข้อมูลการวางระบบบัญชีเบื้องต้น โทร 064-893-6651 หรือแอด LINE: @Lamouraccounting